Beschaffungsprozesse stellen sich vor dem Hintergrund variabler Konkurrenten und ständig veränderlicher Märkte als eine ungeheure Herausforderung dar. Die Wirtschaftslage konfrontiert Sie als Großhändler laufend mit neuen Ausfällen und Regulierungen. Die Übersicht zu behalten und zugleich spontan wirtschaftlich zu handeln, ist schwierig und ohne technische Hilfe nicht mehr realistisch.
Moderne ERP-Systeme ermöglichen Ihnen, alle relevanten Prozesse des Einkaufs in einer Software-Lösung zusammenzuführen. Wie das funktionieren kann und welche Funktionen die Systeme bieten, erfahren Sie in dieser übersichtlichen Zusammenstellung.
Das Wichtigste in Kürze:
ERP-Systemen bilden die Ressourcenplanung eines Unternehmens ab und führen relevante Daten aller Abteilungen zentral zusammen.
Bildet ein ERP-System Materialwirtschaft ab, muss es ihm gelingen, Verbrauch und Einkauf miteinander zu verknüpfen. Transport- und Lagerlogistik müssen dem aktuellen Bedarf angepasst werden können.
Die Beschaffungsprozesse können im Kontext mit den übrigen Unternehmensprozessen betrachten werden – eine Leistung, der ein ERP-System mühelos entspricht
Inhaltsverzeichnis:
Was ist der Unterschied zwischen Einkauf und Beschaffung?
Der Einkauf organisiert Güter und externe Dienstleistungen, die für die Produktion oder im direkten Handel benötigt werden. Es geht darum, Beschaffungsobjekte effizient zur Verfügung zu stellen. Zusätzlich sind strategische Fragen von Belang.
Was ist ein guter Preis?
Wann muss was gekauft werden?
Wie viel muss angeschafft werden?
Welche qualitativen Standards müssen eingehalten werden?
Wer liefert das Produkt wie schnell?
Der Einkauf ist Teil der Beschaffung. Hier werden außerdem Aufgaben die das Supply-Chain-Management und die Logistik betreffen betrachtet. Ziel ist die langfristige Versorgung des Unternehmens mit zielorientierten Gütern und Dienstleistungen.
Dazu zählen auch:
Personelle Ressourcen
Kapital
Dienstleistungen
Immobilen und Betriebsmittel
Informationen
Beschaffung bezeichnet damit mehr als den reinen Anschaffungsprozess. Sie beinhaltet bereits die Schritte zur Planung des Verbrauchs bzw. der Verbrauchsermittlung sowie die Koordination von Lieferzeiten und Lagerkapazitäten.
Wie können ERP-Systeme die Beschaffung vereinfachen?
Mit der Nutzung einer ERP-Software haben sie alle Beschaffungsprozesse permanent im Blick. Die übersichtliche Handhabung erlaubt es Ihnen,
Engpässe sofort zu erkennen
und Wechselwirkungen veränderter Einzelkomponenten zum Gesamtsystem vorauszusehen.
Der Einkauf entwickelt sich gezielter. Ihre Reaktionszeit verkürzt sich. Die Nutzung einer Unternehmenssoftware für den Einkaufsprozess macht Sie optimal handlungsfähig. Warenengpässe, überfüllte Lager und verpasste Liefertermine gehören der Vergangenheit an.
Führen Sie die gesamte Bandbreite Ihrer Verwaltungsstrukturen in nur einer Anwendung zusammen und nutzen Sie alle Funktionen des ERP.
Lieferantenanalyse und –bewertung
Das System vergleicht für sie potenzielle Lieferanten nach individuellen und stets aktualisierten Kriterien. Profildaten lassen sich unkompliziert in Anfragen einbinden. Laufende Lieferprozesse werden übersichtlich aufgelistet, sodass der Lieferstatus und die aktuelle Performance einsehbar und kalkulierbar bleiben.
Anfragenbearbeitung
Damit Sie nicht den Überblick verlieren, listet das System alle offenen Anfragen in Verbindung mit den betreffenden Lieferanten auf. Sie sehen sofort, welche Posten offen sind und wo abgeschlossene Vorgänge verbucht wurden.
Bestellüberwachung
Gelieferte Produkte sind fast immer Teil ineinandergreifender Verarbeitungsprozesse. Es kommt auf
eingehaltene Liefertermine
und eine angepasste Bedarfsplanung an.
Mit ERP Bestellungen zu koordinieren, hilft Ihnen zu kalkulieren, wie lange im Voraus sie Bestellungen aufgeben müssen. Sie riskieren keine unnötigen Ausfälle.
Das System warnt Sie, wenn Lieferzeiten von der Planung abweichen. Automatisierungsprozesse erkennen Bestandsunterschreitungen und Überverkäufe. Sie erhalten regulierende Vorschläge und können regulierende Prozesse zeitnah in die Wege leiten.
Rahmenverträge mit Lieferanten
Mit einigen Lieferanten gehen Sie dauerhafte Kooperationen ein. Dazu gehören Rahmenverträge,
deren Einhaltung überwacht
und abgeglichen werden muss.
Diese wiederkehrenden Prozesse passen perfekt in das Schema eines ERP-Systems für den Einkauf.
Interessant ist diese Herangehensweise außerdem für das Direkt- oder Streckengeschäft, welches vollständig über die Software abgewickelt werden kann.
Präzises Forecasting von Bedarfen
Das ERP-System hat alle relevanten Prozesse im Blick und kann sie in Echtzeit zueinander ins Verhältnis setzen. So lassen sich Entwicklungen voraussehen und für alle Abteilungen transparent darstellen. Sie Gewinnen Zeit für Anpassungsvorgänge und verschaffen sich somit wesentliche Marktvorteile.
Bedarfsanforderungen
Ist der Einkauf über ERP vernetzt, wird deutlich, wie hoch die Produktabnahme tatsächlich ist. Sie können abschätzen, inwiefern sich die Einkaufsstrategien diesen Entwicklungen anpassen müssen. Automatisierte Vorgänge können korrigiert werden – Bestellungen sind erweiter- oder einschränkbar.
Rückmeldungen aus dem Warenausgang und der Produktion werden permanent ausgewertet. Saisonalen Anforderungen kann auf diesem Weg unkompliziert entsprochen werden.
Automatisierte Bestellmengenermittlung
Das System führt Bestellmengen aus unterschiedlichen Anfragen und Abteilungen sinnvoll zusammen. Sie können über einen vordefinierten Zeitraum Bedarfsanfragen sammeln und in einer Bestellung zusammenführen.
Kostenintensive Einzelbestellungen werden vermieden. Der Verwaltungsaufwand reduziert und es lassen sich aufgrund der höheren Bestellmenge oft bessere Preise erzielen.
Elektronische Bestellungen
Bestellungen werden zeitgemäß elektronisch abgewickelt. Ihr ERP-System bietet zahlreiche Möglichkeiten, sich den Softwareanforderungen Ihrer Lieferanten anzupassen, sodass ein reibungsloser Datenaustausch ohne zusätzlichen personellen Aufwand möglich ist.
Quotierung der Bestellungen
Die Möglichkeit, Bestellungen zu quotieren, also größere Mengen einer Bedarfsgröße auf mehrere Lieferanten aufzuteilen, bietet Ihnen als Händler eine enorme Handlungskompetenz. Sie bleiben nicht länger von einem Lieferanten und dessen Verlässlichkeit abhängig, sondern bewegen sich frei zwischen mehreren Optionen.
Lieferpläne
Datenzusammenführungen vereinfachen auch die Bedarfsplanung. Aus den Übersichten heraus lassen sich Lieferpläne erstellen. Die Bestellmenge lässt sich termingerecht justieren.
Wie lässt sich ein ERP-System in den Beschaffungsprozess implementieren?
Entscheiden Sie sich für die Munixo Handelslösung, übernimmt das System alle relevanten kaufmännischen, vertrieblichen und logistischen Aufgaben und bündelt sie über eine gemeinsame Plattform. Sie schaffen sich eine zentrale Schnittstelle zu Ihren Lieferanten und allen notwendigen für Ihre Unternehmung notwendigen Servicestellen.
Die Implementierung erfolgt immer in Anlehnung an Ihren tatsächlichen Bedarf und basiert auf einer internen Anforderungsanalyse. Über mehrere mögliche Vertriebsmodelle erwerben Sie angepasste Zugriffsrechte auf für Sie relevante Software-Module. Diese können Sie gezielt Ihren Beschaffungsprozessen anpassen.
Wie finde ich die passende ERP-Software für die Beschaffung
Wählen Sie eine Software, die den Anforderungen entspricht, die der Markt an Sie stellt. Sie sollte konkret die Prozesse abbilden können, die in Ihrem Unternehmen relevant sind. Zusätzlich lassen Ihnen moderne ERP-Systeme Skalierungsmöglichkeiten offen. Es wächst durch modulare Erweiterungen und zusätzliche Mitarbeiterarbeitsplätze mit Ihrem Unternehmen.
Bei Munixo finden Sie zudem immer wieder neue Bestrebungen, Schnittstellen und Weiterentwicklungen zu integrieren. So steht Ihnen permanent Software nach neuesten technologischen Standards zur Verfügung.
Kompetente Anbieter stellen Ihnen Trainingssoftware und Schulungsprogramme zur Verfügung. Sie finden eine individualisierbare Benutzeroberfläche vor, die es den einzelnen Abteilungen ermöglicht, einen gezielten Fokus zu setzen. Zudem sollten Sie die Wahl zwischen Cloud und On-Premise-Systemen haben.
Fazit
Die Einführung von ERP-Systeme sind für Beschaffungsprozesse ein wahrer Segen. Sie sind in der Lage, die Komplexität der notwendigen Vernetzungen überschaubar darzustellen und deren Verbindungen greifbar zu machen.
Dadurch werden Sie als Anwender entlastet und können flexibel auf Veränderungen reagieren. Lieferengpässe müssen nicht mehr zu Katastrophen führen und Ihre Kapazitäten können elegant ausgeschöpft werden.
FAQ
Was kostet ein ERP für die Beschaffung?
Die Kosten für ein ERP-System fallen mitunter sehr unterschiedlich aus und können eher nicht pauschal beschrieben werden. In der Regel stehen Pakete zur Wahl, die sich aus verschiedenen Modulen und Mitarbeiterarbeitsplätzen zusammensetzen.
Dadurch wird die Vielzahl der abzubildenden Prozesse und die Größe Ihres Unternehmens ausschlaggebend für die Preisgestaltung.
Ab welcher Unternehmensgröße eignet sich ein ERP für die Beschaffung?
Die Anschaffung eines ERP-Systems kann für Unternehmen aller Größenordnungen sinnvoll sein. In der Frage nach der Eignung kommt es eher auf die Branche an, in der das Unternehmen tätig ist.
Komplexe Handelsprozesse oder der Umgang mit großen Datenmengen können schon einem einzelnen Selbstständigen im Onlinehandel das Leben schwer machen. Ausgangspunkt ist also der Umfang der zu pflegenden Daten, Dokumente und Prozesse, nicht die Anzahl der Mitarbeiter.
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